Niet te vroeg gejuicht….. over wanneer inkomsten pas baten vormen

Het is deze keer een beetje boekhoudkundig, maar niet zonder reden. Te vaak merken we in de praktijk dat recreatiebedrijven achteraf met tegenvallers worden geconfronteerd omdat ze zich te vroeg rijk rekenden. En juist voor tegenvallers willen we ondernemers als het even kan behoeden.

In concreto wil ik appelleren aan die situaties wanneer de onderneming geld ontvangt, maar daarvoor de prestatie nog moet leveren, en het dus eigenlijk nog even apart moet zetten. In de administratie betekent dat: nog geen opbrengst, maar passiveren op de balans. Voor sommigen is dat overigens een sport op zich omdat minder administratieve opbrengst ook betekent dat minder belasting betaald hoeft te worden. Bedenk wel dat bedragen passiveren slechts uitstel naar een latere periode betekent. In de kern gaat het erom dat de inkomsten in hetzelfde tijdvak belanden als waarin de prestatie of directe kosten ontstaan.

Aanbetalingen
Als een camping in het najaar al boekingen voor de volgende zomer overeenkomt en daarvoor een aanbetaling ontvangt, dan vormt dit een bate voor het volgende jaar, en passiveert zij de bedragen per 31 december op haar balans als “vooruitontvangen”.  Als zij daarbij echter ook € 10 aan administratie- of reserveringskosten berekent, dan zou dit bedrag wél een 2010 verdienste kunnen zijn als hiermee een vergoeding wordt bedoeld voor de al uitgevoerde administratieve handelingen.
Pas op:    alhoewel de prestatie pas veel later wordt geleverd is wel al direct de btw op aangifte verschuldigd die is inbegrepen in de voorschottermijnen!

Sleutelgelden
Vaak wordt van gasten een waarborgsom verlangd voor het in bruikleen verstrekken van een sleutel voor hek of slagboom tot het park. Het bedrijf verplicht zich om de sleutel weer terug te “kopen”, dus dit is geen bron van inkomsten maar een tijdelijke post op de balans. Behalve als er “marge” op wordt berekend, als bijvoorbeeld € 15 wordt verlangd maar later slechts € 10 wordt terugbetaald. Dan is de vergoeding van € 5 direct al “verdiend”.

Het is zaak om de uitstaande sleutelgelden te administreren. Bij verkoop van een recreatiebedrijf merkten we al meer dan eens dat niet bekend was hoeveel sleutels in omloop konden zijn, en welke verplichting een koper dus overnam.

Vouchers en andere waardepapieren
Veel consumenten worden tot besteding geprikkeld met bonnen zoals kortings- of cadeaubonnen. Dat kan ook een administratief aandachtspunt vormen.

De uitgifte van bonnen voor een gratis fles wijn bij besteding van een diner voor 2 personen leidt gewoonlijk niet tot het opnemen van een verplichting. Enerzijds weet je niet hoeveel mensen hier op in zullen gaan, maar vooral ook moet de kostprijs van die fles worden gedekt vanuit de marge op de diners.

De verkoop van cadeaubonnen is daarentegen nog geenszins verdienste; daar zal nog echt voor geleverd moeten worden, en dit vormt dus een vooruit ontvangst voor later. Dat is net zo als u na een klacht een tegoedbon uitreikt: neem de kosten van de inspanningsverplichting maar alvast op.

De cadeaubon vormt een betaalmiddel, en daarin zit nog geen btw. Die is verschuldigd over de besteding.

Overigens wordt bij grote aantallen op cadeaubonnen verplichtingen wel afgeschreven. In de wetenschap dat zulke bonnen soms kwijt raken en nooit worden besteed, wordt de verplichting inde tijd geleidelijk iets verlaagd.

Winterseizoen
Als een sta-plaats wordt berekend voor het winterseizoen (vaak vanaf einde herfstvakantie tot 1 april), dan heeft de vergoeding betrekking op twee kalenderjaren en wordt dus gesplitst. Meestal naar tijdsevenredigheid, maar er kunnen redenen zijn om die splitsing anders te benaderen. Bijvoorbeeld als er sprake is van inbegrepen energielasten en deze naar verhouding hoger zijn nà de jaarwisseling.

Parkbeheerbijdragen
Aan bewoners van bungalows of stacaravans wordt vaak een jaarlijkse parkbeheer bijdrage berekend. Hiervoor worden centrumvoorzieningen onderhouden, terreinonderhoud gepleegd, brandt de terreinverlichting en is een beheerder aan het werk. Alhoewel de jaarlijkse bijdrage vaak een vast bedrag is, hoeven de uitgaven die het park daar tegenover heeft niet jaarlijks vergelijkbaar te zijn, en kan het zaak zijn een deel van de ontvangen bijdragen te passiveren voor toekomstige inspanningen in relatief dure jaren. Zoals voor meerjarig onderhoud. Een apart aspect is daarbij leegstand; als een bijdrage is vastgesteld met omslag over 100 gebruikers, maar er door leegstand dit jaar maar 60 vergoedingen berekend kunnen worden, dan heeft dat invloed op de bepaling van overlopende posten.

Tenslotte
Het zijn maar een paar voorbeelden om de problematiek mee te illustreren en u als lezer hierover te laten nadenken. Graag praat ik hierover met u persoonlijk door als dit vragen oproept, of als u uw eigen voorbeelden en ervaringen wilt delen.