Contactloos ontvangen, persoonlijk verwelkomen

Met uitzicht op de savanne van Beekse Bergen kwamen ruim vijftig ondernemers, managers en leveranciers uit de recreatiesector samen voor de derde Kennistafel van Pleisureworld. Het thema dit keer: Pre-aankomst & Contactloze service. Een onderwerp dat draait om technologie, maar in de kern vooral over mensen gaat. Want hoe combineer je gemak en efficiëntie met persoonlijke gastvrijheid?

Welkom in het Safari Hotel

De Middag begon in het Safari Hotel, waar Hans van Leeuwen de deelnemers welkom heette. Hij schetste de uitdagingen van deze tijd: personeelstekort, stijgende kosten en veranderend gastgedrag. “Wie toekomstbestendig wil ondernemen, moet het verblijf slimmer organiseren,” zei hij. “Maar verlies de mens niet uit het oog. Technologie is pas waardevol als het de beleving versterkt.”

Hij legde de link met Puur Exloo, dat uit noodzaak als een van de eerste overstapte op een contactloze ontvangst en groeide uit tot een voorbeeld van hoe automatisering en persoonlijke communicatie hand in hand kunnen gaan. “Een receptieloze aankomst betekent niet dat de gast zich aan zijn lot overlaat,” benadrukte Hans. “Het betekent dat hij precies weet wat hij kan verwachten.”

Pre-arrival: de beleving begint bij de boeking

De tweede spreker van de dag, Harold Stemkens, van Libelnet, liet zien hoe de gastreis al weken voor aankomst start. Via praktische voorbeelden liet hij zien hoe data en personalisatie bijdragen aan een soepel proces. “Gebruik wat je al weet over je gast,” zei hij. “Een gezin met jonge kinderen heeft andere informatie nodig dan een stel dat komt ontspannen. Wie dat verschil herkent, communiceert persoonlijk”

Zijn boodschap was duidelijk: digitalisering is geen koud systeem, maar een middel om verwachtingen waar te maken. Van de eerste bevestiging tot het welkomstbericht op de dag van aankomst: alles draait om timing, toon en betrouwbaarheid. En om een back-upplan, “voor het moment dat de happy flow even niet zo happy loopt”.

Beekse Bergen in de praktijk

Dat theorie en praktijk goed samengaan, bleek uit de presentatie van Daan van Berkel, marketingmanager bij Libéma voor Beekse Bergen. Hij nam de groep mee in de gastreis van hun bezoekers,van boeking tot vertrek. Via goed uitgedachte pre-arrival touchpoints krijgen gasten precies de informatie die ze nodig hebben. “We merkten dat mensen hun verblijf veel bewuster beleven als ze van tevoren weten wat ze kunnen doen,” vertelde Daan. “Zelfs een simpele e-mail met informatie over horeca en onze restaurants maakt verschil.”

Beekse Bergen meet die effecten nauwkeurig. De waardering voor de informatievoorziening stijgt gestaag en het aantal vragen bij aankomst daalt. Na afloop volgde een korte rondleiding door het Safari Resort. Tussen de lodges met uitzicht op zebra’s en giraffen werd duidelijk waarom deze locatie zo goed past bij het thema van de dag: hier loopt natuur, beleving en organisatie letterlijk door elkaar.

Van niche naar next level: Break Away en Cuber

Tijdens de sessie van Danny Paerl werd duidelijk dat contactloze service niet alleen een technologische ontwikkeling is, maar ook een strategische keuze. Als oprichter van Break Away ontwikkelt hij verblijfsconcepten die volledig zijn afgestemd op specifieke niche-doelgroepen. Geen massaproductie, maar maatwerk voor de moderne reiziger die vrijheid, rust en comfort zoekt.

Zijn bekendste voorbeeld is Cuber Suites op de Veluwe, een prijswinnend microresort dat luxe combineert met digitale eenvoud. Gasten boeken, openen hun lodge, regelen temperatuur en verlichting en communiceren met het team volledig via de Cuber-app. Geen receptie, geen wachttijd, maar wél directe service wanneer nodig. “Door technologie slim in te zetten, creëren we juist meer ruimte voor echte gastvrijheid,” zei Danny.

Naast Cuber werkt Break Away aan nieuwe concepten, waaronder het recent geopende Marber Retreat Resort in Hoenderloo en een derde locatie die binnenkort volgt. Allemaal kleinschalige projecten met een sterke eigen identiteit, ontworpen rondom beleving, privacy en efficiëntie.

Zijn boodschap aan collega-ondernemers was helder: wie de gast van morgen wil bereiken, moet keuzes durven maken. “Kies een duidelijke doelgroep, organiseer je processen daar volledig omheen en gebruik data om verwachtingen te overtreffen. Dan heb je geen receptie nodig om welkom te heten.”

Met die woorden liet hij zien dat automatisering niet betekent dat het persoonlijke verdwijnt, maar dat het juist terugkeert naar de kern: gastvrijheid op maat, ondersteund door slimme technologie.

Creatief denken en vakantievoorpret

Na de inhoudelijke sessies was het tijd om letterlijk aan tafel te gaan. Onder leiding van Factor Architecten ontdekten de deelnemers hoe je met een frisse blik naar de gastreis kunt kijken. Geen cijfers of dashboards dit keer, maar papier, stiften en veel verbeelding.

In kleine groepen werd nagedacht over één centrale vraag: hoe maken we de vakantievoorpret van onze gasten nóg leuker? Wat begon met losse schetsen en spontane ideeën, groeide al snel uit tot een inspirerende brainstorm. Er werden concepten bedacht voor digitale voorpretpakketten, gepersonaliseerde video’s en kleine attenties die het vakantiegevoel al thuis laten beginnen.

De sfeer was open en energiek. Ondernemers uit heel Nederland deelden ervaringen en daagden elkaar uit om verder te denken dan hun eigen park of merk. De workshop liet zien dat innovatie niet altijd groot hoeft te zijn, soms begint het gewoon met een nieuw idee aan tafel, en de wil om het morgen uit te proberen.

Ontmoeten en leren van elkaar

In de pauzes ging het gesprek gewoon door. Rond de koffietafels en in de lounge van het Safari Hotel werd volop uitgewisseld: van ervaringen met digitale sleutels tot de vraag hoe je nieuwe medewerkers traint als je steeds minder baliewerk hebt. De sfeer was gemoedelijk, open en herkenbaar. Ondernemers die elkaar niet als concurrent, maar als collega zien. “Je hoort hoe anderen het doen en waar ze tegenaan lopen,” vertelde een parkmanager. “Dat helpt je weer verder in je eigen proces.”

Juist dat onderlinge contact maakt de Kennistafels zo waardevol. Kennisdelen gaat hier niet alleen over systemen en processen, maar ook over mensen die elkaar begrijpen omdat ze in dezelfde dynamiek werken.

Een dag vol nieuwe inzichten

Aan het eind van de middag keken de deelnemers terug op een geslaagde dag. “De Kennistafels zijn er om kennis te delen, maar ook om elkaar beter te leren kennen,” aldus Hans van Leeuwen. “Vandaag is opnieuw bewezen dat innovatie pas echt werkt als je het samen doet.”

De derde Kennistafel maakte duidelijk dat de toekomst van gastvrijheid niet draait om techniek of automatisering, maar om aandacht. Wie zijn gastreis goed organiseert, wint tijd, rust én tevreden gasten. En dat is precies waar deze dag over ging: gastvrijheid die al begint voordat de sleutel wordt overhandigd.