Innoveren zit bij EveryOffice, de hard- en softwareleverancier in de recreatiesector, in het DNA. In tien jaar tijd is hun cloud software-oplossing ontwikkeld en uitgebreid tot een veel omvattende tool die is aangesloten op bijpassende hardware. Onmisbaar voor de hele organisatie achter vakantieparken en campings. “Al onze ontwikkelingen zijn erop gericht om alle stappen die een gast doorloopt in het boekingsproces en tijdens het verblijf te optimaliseren. De marketeer krijgt meer inzicht, kan sneller schakelen en het management heeft meer overzicht. Daarnaast willen we de medewerkers op het park of de camping ontzorgen. Als zij minder omkijken hebben naar automatisering, kunnen ze nog meer tijd besteden aan gastheerschap,” vertelt Gertjan Alberts, projectleider van EveryOffice. Ik spreek met hem over de trends voor komend jaar en de kansen waar zelfs bestaande gebruikers nog meer uit kunnen halen.

Auteur: Sanne Bakker

De fundering van EveryOffice werd zo’n 25 jaar geleden gelegd. De leverancier van hard- en software is inmiddels uitgegroeid tot een fullservicebureau met 40 medewerkers in Meppel. De portefeuille van klanten in de recreatiesector werd de afgelopen jaren omvangrijker. De teller van gemaakte reserveringen via EveryOffice staat nu op zo’n 4.8 miljoen. In totaal zijn 28.551 vakantiehuizen en nog eens 91.486 kampeerplekken zijn aan het systeem gekoppeld.

Gepersonaliseerde content

Twee jaar geleden lanceerde EveryOffice het gedachtegoed van Park van de Toekomst. De video hierboven laat de meest ideale integratie van hard- en software zien. “Van website en boeking, tot het openen van de slagboom en de enquête na het verblijf. Alles werkt uit één systeem. Dat zorgt ervoor dat alle schakels elkaar optimaal versterken,” licht Alberts toe. “We geven de software momenteel een nieuwe look en feel waardoor het gebruikersgemak nog meer toeneemt. Volgend jaar ontwikkelen we het cms (contentmanagementsysteem red.) voor website en e-mail verder door. Dit gaat ervoor zorgen dat parkmarketeers nog flexibeler zijn om hun content te beheren en geautomatiseerd de webteksten en foto’s kunnen personaliseren voor de potentiele boeker. Zo kunnen onze klanten nog meer relevantie gaan toevoegen in het boekingsproces” Het format voor de best converterende boekingswebsite staat bij EveryOffice als een huis. Het is door en door getest op usability. “Zo reduceerden we de afgelopen jaren de invoer van veel gastgegevens in het boekingsproces tot het minimale. De overige gastgegevens vragen we nu in een later stadium,” legt hij uit. Ook voor het klantcontact heeft EveryOffice welbeproefde ontwikkelingen doorgevoerd. Door een koppeling van de telefooncentrale aan het CRM is het voor de reserveringsafdeling gelijk mogelijk op het beeldscherm te zien om welke klant het gaat en wat hij of zij geboekt heeft. “Dit is heel vriendelijk omdat je de gast sneller en beter kunt helpen. Je hoeft hem of haar niet om gegevens te vragen. Het systeem haalt automatisch alle gegevens voor je op. Hier kunnen ook onze bestaande klanten nog beter gebruik van maken want de gast staat zo nog meer centraal!”

Dynamischere prijzen en bijboeken

EveryOffice gelooft naast relevantere content ook in meer dynamischere prijzen. “De vaste hoog en laag seizoenprijsstructuur is verleden tijd. We maken het revenue managers makkelijker om op basis van bezettingsgraad automatisch de prijs te verhogen of verlagen. Daarnaast is er een trend van meer flexibiliteit in de aankomstdag. In data zien we dat dit vooral buiten het schoolvakantieseizoen gebeurt.” De laatste jaren herkent EveryOffice een trend voor meer aandacht van het gastbehoud en verhogen van de uitgaven op het park. “Arrangementen bieden de mogelijkheid om de omzet per boeking te verhogen. Dat kan al door het toevoegen van een fiets, fietsroute, handdoeken- of wijnpakket aan de boeking. Met meer personalisatie kun je de gast een relevanter upsellaanbod doen. Aan twee samenreizende 55+ers een babybedje bieden is niet relevant! Bij onze klanten zien we dat de pre-arrival mail ook essentieel is. Deze wordt kort voor de aankomstdag uitgestuurd waarbij zij vooral luxe extra’s en comfort verkopen.

Mijn omgeving krijgt nog grotere rol

Een grote rol in de guest journey is volgens EveryOffice weggelegd voor de ‘Mijn Omgeving’. Dit is een mobiele progressieve webapp die de gast als een zakgids vooraf en tijdens het verblijf gebruikt. “In de ‘Mijn Omgeving’ vragen we de gast om de informatie te delen, die voorheen in het boekingsproces ingevoerd werd. Deze gegevens belemmerde of vertraagde de stap om tot de boeking te komen. Dit zijn bijvoorbeeld nachtregistergegevens van alle meereizende gasten of het kenteken. Tegenwoordig wordt deze informatie in de webapp pas door de gast toegevoegd. Dit draagt bij aan meer conversies in het boekingsproces en maakt de webapp relevanter.” Een andere succesvolle toepassing om de ‘Mijn Omgeving’ relevanter te maken is de Google Maps navigatie op het park. “Ideaal bij aankomst op een onbekend park om snel je huisje te vinden, zonder dat een bezoek aan de receptie noodzakelijk is,” stelt Alberts. “Ook de monitor van het energieverbruik is waardevol. Zuinig energieverbruik kun je daarbij goed belonen met loyaltypunten. De broodjesservice wordt ook veel gebruikt en is direct te koppelen met de bakkerij waar ze direct pakbonnen en etiketten van kunnen printen.”

Domotica in en rondom het huis

Alberts ziet een steeds grotere rol voor domotica in en rondom het vakantiehuis. Domotica is een verzamelbegrip voor slimme sensoren en panelen. “Parken investeren nu in deze nieuwe toepassingen zoals de voordeur openen met een code en verlichting of gordijnen bedienen met een touchpaneel. Dit wordt, net als internet een paar jaar geleden, de nieuwe standaard voor vakantiehuizen.” Ook die slimmigheidjes kunnen weer aangesloten worden op de ‘Mijn Omgeving’. “We werken nu al met bewegingssensoren om automatisch de temperatuur te verlagen in de bungalow als men de voordeur op slot doet bij vertrek,” legt hij uit. “Dat betekent voor het parkmanagement uiteraard winst op de energierekening.” Meer slimme toepassingen komen er volgens Alberts de komende jaren zeker. “Steeds om het comfort en luxe gevoel te verhogen. Parken die hierin investeren kunnen hiermee nu nog geld verdienen door de bungalow als luxere accommodatie te verkopen.”

Rol voor de receptie

“Ja, de rol voor de receptionist verandert in de toekomst,” zegt Alberts. “Een receptie is nu nog reactief. Je wacht af tot er een gast binnenkomt aan de balie en gaat dan handelen. Daarnaast verrichten veel receptionisten momenteel nog (te) veel administratieve taken die software al vervangen. Ik zie kansen als de receptionist zich nog meer opstelt als een gastheer of -vrouw. Als hij of zij pro-actief het park opgaat en aanbelt bij de bungalows of chalets om service te verlenen. Met zulk gastheerschap kun je echt het verschil maken tijdens het verblijf! Dat zie je uiteindelijk terug in positievere reviews, loyalere klanten en meer persoonlijke aanbevelingen. En daarmee is de ultieme gastcirkel rond.”

Benieuwd naar alle toepassingen of wil je een demo aanvragen? Kijk op https://www.parkvandetoekomst.nl/