Zorg dat je slaagt voor de ‘Voorprettest’Gebruik die vooraf ingevulde informatie nou eens écht!

Wie anno 2025 ergens een recreatief verblijf boekt, vult vooraf allerlei informatie in. Soms uiterst minimaal, soms overdadig, maar altijd onmisbaar. Toch valt het me op dat deze informatie maar mondjesmaat wordt gebruikt om de gastbeleving écht naar een hoger niveau te tillen, en daarmee loopt de bestemming potentiële omzet mis!

Deze ”pre-aankomst-communicatie’ is dus voor recreatieondernemers tegenwoordig onmisbaar. Maar alleen gegevens verzamelen voor de boeking en administratieve afhandeling, daarmee laat je zoveel kansen liggen. Oké, soms wordt er wel gevraagd om praktische zaken, zoals een kenteken of een kinderstoel, maar dat zijn meestal de enige aanvullende gegevens die gevraagd worden.

Volgens de wet

De vooraf ingevulde gegevens zijn handig om gasten te kunnen identificeren bij een overnachting in een hotel, B&B, camping of andere commerciële verblijfsaccommodatie. Dit is zelfs vastgelegd in de Wet op de identificatieplicht, maar dit wordt zelden tot nooit toegepast! Hierover had ik onlangs zelfs nog een heftig gesprek met de projectleider van de Stadscamping Rotterdam. Hij vond het maar een belachelijke situatie dat er in ons land totaal niet naar wordt gehandeld. Dit zal ongetwijfeld een thema kunnen worden in de toekomst?

Over verlichte registers en administratie gesproken: de Toeristenregistratieplicht (vastgelegd in gemeentelijke verordeningen en de Wet op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) zijn accommodaties verplicht een nachtregister bij te houden met naam, adres, woonplaats, en vaak het documentnummer van je ID. Interessante materie, waar veel mensen te weinig van weten. Tijdens één van de komende kennistafels van het Vakantiehuis van de Toekomst beslist een thema.

‘Voorprettest’

Enfin, terug naar hoe weinig er wordt gedaan met de vooraf ingevulde informatie. Naast mijn eigen ervaringen op onder andere Hof van Saksen, De Krim, Eiland van Maurik en Strandcamping Duinoord, ben ik ook bijgepraat door mijn kinderen over hoe zij de pre-aankomst-processen hebben ervaren bij diverse overnachtingen in Nederland. Denk aan Van der Valk Hotel Emmen, Landal De Lommerbergen, Summio Parc Heihaas, Camping De Waay, Vakantiepark Mölke, Buitengoed de Boomgaard, Roompot Beach Resort Nieuwvliet-Bad, Familie Resort Molenwaard en Recreatiepark Den Blanken.

Slechts twee voorbeelden komen door de ‘Voorprettest’ van mijn kleinkinderen, waarbij mascottes Fien & Teun ‘zelf’ vooraf een e-mail sturen. Niet alleen leuk voor de kinderen, maar commercieel ook slim. Hierin kwam namelijk de mogelijkheid naar voren om te reserveren in één van de restaurants, of voor een ontbijt. Daar zit natuurlijk een prima verleiding in, omdat niet alleen Fien & Teun, maar ook de schapenfiguren Mike & Molly hoogstpersoonlijk aan tafel kwamen. Nou… dat moment wil je je kleinkinderen niet onthouden! Het andere was een kleurboekje, dat door Summio voor het verblijf aan de kinderen wordt gestuurd. Dat overkwam ons trouwens ooit ook bij Safari Resort Beekse Bergen, waar we een kleurplaat en plakplaatjes van allerlei dieren kregen. Voorprettest geslaagd!

Hoe leuk deze paar bedrijven het ook deden, het maakt ook pijnlijk duidelijk dat het bij zoveel ándere plekken eraan schort. Het roept de vraag op: waarom verzamelen we zoveel gastdata, maar benutten zo weinig partijen deze informatie om de gastbeleving vóór aankomst nog verder te optimaliseren en het vakantieplezier te verbeteren?

Wij putten uit een jaar lang intensieve vakantie-ervaringen in Nederland en daarbuiten, waarbij ik als trendwatcher én als grootouder nauw heb gekeken naar de wensen en verwachtingen van verschillende gezinnen tijdens hun vakantie. Wat ik raar vind, is dat ik bij ‘onze’ parken nooit vooraf een persoonlijke of bijzondere benadering of verzoek vooraf heb gekregen, die mij helpt om nog meer in de vakantiesfeer te komen. Dat was in Edinburgh wel anders!

Voorbeeld:

Onderwerp: Edinburgh cycle tour

Hi Hans,
Many thanks for booking our cycle tour on 16th August 9.30am. I see 2 x adult tickets. 

I like to be super organised, so if you can tell me the heights and ages of the riders, I will then prepare the best fitting bike for you so they are ready for you when you arrive at our meeting location of: Bridgend Farmhouse – Edinburgh.

Wat een verschil, toch? Maar men vergeet erbij te vragen of wij een lunch willen bestellen tijdens de pauze met wijn arrangement of biertje en of wij ook allergieën hebben? En wij zouden nu al een groepsfoto kunnen bestellen van onze tour an zee bij Portobello Beach. Wat me hierbij vooral opvalt, is dat het klassieke denken in doelgroepen en leefstijlen steeds minder relevant wordt. Gasten verwachten tegenwoordig een veel persoonlijkere benadering en maatwerk, één-op-één afgestemd op hun unieke wensen en behoeften. Het draait niet langer om standaardprofielen, maar om individuele ervaringen en aandacht. De standaard aankomst-e-mails van ketens als Landal, Roompot en Dormio zijn nagenoeg allemaal gestandaardiseerd. Dat komt omdat men een generieke marketingoplossing heeft gekozen over alle vakantieparken heen, en niet per locatie met een enkele uitzonderingen hier en daar. Wie als lokaal vakantiepark zijn ‘eigen’ geluid wil laten horen, wordt teruggefloten. Het moet allemaal wel binnen de standaard passen…

Pak die kansen!

Het is duidelijk: we moeten veel meer doen met vooraf ingevulde informatie. Zorg dat een gast zich persoonlijk welkom geheten voelt, en voer niet alleen het hoognodige uit met deze informatie. Verras! Verwonder! Stel gasten op de hoogte van een mogelijk persoonlijk bezoekplan. En contacteer ook de héle groep in plaats van een enkele hoofdboeker. Meer hierover leest u in het stuk ‘Stop met het aanschrijven van die éne hoofdboeker!’.

Allemaal te veel werk? Welnee. Met technische innovaties kan tegenwoordig zó enorm veel! Meer hierover leest u in het artikel ‘Met technische innovaties als AI ben je persoonlijker dan ooit’, en uiteraard bent u van harte welkom bij de Kennistafel over pre-arrivals. (volgende nummer in RecreatiefTotaal)

Bent u er ook bij?
Meer informatie over het vooraf invullen van gastgegevens en daarmee de beleving én omzet vergroten vindt u bij alweer de derde toegespitste Kennistafel: ‘Inchecken zonder receptie wint terrein, ook bij u?’.

Waar & wanneer:
‘Receptie- en contactloze service: inchecken zonder receptie wint terrein, ook bij u?’
Datum:              Dinsdag 7 oktober 2025
Locatie:              Safari Hotel Beekse Bergen
Tijd:                    12.30 – 18.00 uur

https://vakantiehuisvandetoekomst.nl

Auteur: Hans van Leeuwen
Leisure-expert, trendwatcher & recreatie-adviseur
www.pleisureworld.nl

Uit een serie artikelen in de praktijk
– Zorg dat je slaagt voor de ‘Voorprettest’ (dit nummer RecreatiefTotaal Nr.4)
– Met technische innovaties als AI ben je persoonlijker dan ooit (RecreatiefTotaal Nr.5)
– Stop met het aanschrijven van die éne hoofdboeker (RecreatiefTotaal Nr.6)